ייעוץ עסקי-ניהול משא ומתן עסקי

לחלק גדול מבין המשאים והמתנים ( מו"מ ) בהם השתתפתי,הייתה משמעות מהותית לתוצאת המו"מ לפחות עבור אחד מהצדדים. מדובר בעיקר על תהליכי גיוס או פירוק שותפים,קניה או מכירה של עסק,עסקאות נדל"ן,לקוחות או ספקים אסטרטגיים ועוד. בכל פעם מחדש אני נדהם מול חוסר המקצועיות והרשלנות במהלך ניהול המו"מ של חלק מהצדדים המתדיינים, ולנזקים הגדולים הנגרמים עקב כך. מרבית מהצדדים מודים לאחר כישלון במו"מ,כי קיים סיכוי גבוה שהיו מתנהלים באופן שונה על מנת לסיים בהצלחה את תהליך המו"מ,אם מראש היו יודעים כי הוא עשוי להיכשל בגין הדרך שבה נקטו. ניהול מו"מ דורש ידע,ניסיון ומיומנויות רבות אחרות לא פחות ממקצועות הניהול האחרים.אני ממליץ בחום לכל אלה המעורבים בתהליכי מו"מ להשתתף בסדנאות המוצעות בתחום או להסתייע בגורם מקצועי לליווי התהליך. מתוך ניסיוני,אני מציע לפניכם נקודות חשובות העשויות לשפר באופן משמעותי את תוצאות המו"מ בו הינכם מעורבים:

1.  איסוף מידע-  ככל שהנושא העומד על הפרק משמעותי יותר,נדרש איסוף מדע כחלק בלתי נפרד מהתהליך על מנת להבין מיהו השותף לתהליך המו"מ. כל סוג של מידע היכול להתקבל עשוי להתברר כמועיל בשלב מאוחר יותר. מקורות המידע האפשריים בדרך כלל : מידע באמצעות האינטרנט, הזמנת דוחות מגורמי איסוף מידע עסקי, הפעלת חוקר,ביקור לקוח סמוי בעסק במידת האפשר, פניה לספקים או לקוחות ועוד.

2.  ניתוח המידע-על פי רוב,מידע זמין ופשוט יכול לספק תשובות על שאלות רבות. ניתן להבין את מאפייני פעילותו העסקית הכוללת של הצד השני,אירועים משמעותיים,הליכים משפטיים,נתונים פיננסיים חשובים,כמות עובדים,מוניטין,שינויים לאחרונה של חוקים ותקנות בענף ועוד. המידע מהווה בסיס הן להכרה עמוקה יותר של השותף למו"מ והן לתהליכי ניתוח נקודות חוזק וחולשה.

3.  הערכת מצב- לאור המידע שהתקבל יש לנסות לנתח את גורמי העניין של הצד השני בתהליך המו"מ. מה הוא מעוניין לקבל ? מהם האינטרסים הקיימים ? מהם הגורמים המניעים את התהליך מבחינתו ? יש לנסות להעריך את דרישות היסוד של הצד השני במונחים כמותיים ועל פי ציר הזמן כגון: כמה מוכנים לשלם? כמה מניות רוצים ?על מה מוכנים לוותר ועל מה יכול המו"מ להסתיים ללא כל תוצאה.

4.  קביעת מטרות ויעדים-חשוב עד מאוד לערוך דיון מעמיק,באווירה רגועה ועוד טרם התחלת התהליך, מהם המטרות והיעדים אותם אנו רוצים להשיג במהלך המו"מ. לציין במפורש מהות כל מטרה והיעדים הנגזרים ממנה.יש לדרג את המטרות לפי סדר חשיבותן ולקבוע קווי מינימום שכל ירידה מהם תגרום להפסקת התהליך וסיומו.במקביל יש לציין מדדים ברורים אשר השגתם תחשב להצלחה. תהיינה מטרות משנה שאנו יודעים כי נוכל לוותר עליהן תמורת וויתורים אחרים של הצד השני.

5.  עריכת סימולציות-עד כמה שלעיתים עניין זה נחשב מיותר בעיני רבים,תופתעו לגלות עד כמה משחקי תפקידים יכולים להשביח את יכולותיכם בניהול מו"מ,לצפות התפתחויות ולהיות מוכנים לאירועים שונים. בסימולציה יש לחלק את המשתתפים לשתי קבוצות קבועות ועל פי המלצתי לכל אורך התהליך. הקבוצה המשחקת את היריב תידרש באופן מיוחד להערים קשיים ופרובוקציות על הקבוצה השנייה. הסימולציות יופעלו לפני התהליך ובמהלכו כאשר בכל פעם יערך משחק מו"מ על נושא אחר.

6.  לוחות זמנים-יש לקבוע לוחות זמנים ותאריכי יעד לשלבים השונים.יש לקחת בחשבון כי תהליך מו"מ יכול להסתיים ללא כל תוצאה. על כן יש להעריך את הנזק היכול להתקבל מכישלון ומאובדן זמן. מומלץ לקבוע לוחות זמנים על מנת להבין אם יש סיכוי למו"מ על פי שלביו או יש לסיים ולעבור למו"מ עם גורם אחר או לנקוט בחלופה אחרת. בהתאם לנסיבות יש לשקול האם להודיע לצד השני על לוחות הזמנים ותאריכי יעד ברורים.

7.  תיעוד- יש לתעד כל פגישה באופן מפורט ביותר. הפירוט נדרש להכנת הפגישה הבאה ולא פחות חשוב מכך, יש לשמור את התיעוד לאורך זמן. קיימים מקרים רבים בהם מתגלים חילוקי דעות לאחר שנים רבות מיום חתימת ההסכם. חילוקי דעות יכולים להיות על מימוש תקופת אופציה או זכות רכישה לשוכר נדל"ן,על פירוק שותפות וכל אירוע אחר המסכן את המשך קיומו ומימושו של הסכם. לתיעוד ולכל הוכחה אחרת תהיה חשיבות רבה בבירור חילוקי הדעות החדשים.

8.  פגישת מו"מ ראשונה- להבין ולנתח עד כמה שניתן מהם הדרישות וההסכמות של הצד השני. אני באופן אישי דוגל בפניה ישירה ואמינה על מנת לסכם כבר בשלב זה ועל דעתם של הצדדים,את הנושאים המרכזיים בהם יש לטפל ועל פי לוחות הזמנים.יש להתייחס ברצינות ובכובד ראש לכל משפט,טענה או הסבר שנותן הצד השני. להבין כי הצד השני מגיע מוכן לא פחות מכם. חשיבות רבה יש ליחס למספר המשתתפים מכל צד במו"מ והדרג הארגוני המשתתף.לכל נתון כזה ישנן השלכות רבות על אופן ניהול המו"מ.

9.  יושר ואמינות-מאחר ואין ביכולתנו לבחור עם נשב לשולחן המו"מ ,יתכנו המקרים בהם ישבו מולנו גם אנשים שאינם ישרים. אני אישית מקפיד בכל מצב על התנהלות מקצועית ואמינה. ברוב המקרים אני זוכה לתגובה חיובית והגברת שיתוף הפעולה. לעולם לא אמסור מידע שאינו אמין או שיקרי. תקלת אמינות אחת יכולה לסיים במיידית את כל תהליך המו"מ. מעבר לכך,יש להבין כי תהליכי המו"מ כפופים לחוקים ונורמות הנוגעים לניהול מו"מ בתום לב.

10.  אווירה חיובית- אווירה חיובית מסייעת ומקדמת כל מו"מ גם אם הפערים גדולים.איך בונים אווירה חיובית ? מכבדים אדם את רעהו.מקפידים על תרבות הדיבור,נמנעים מאיומים ובמיוחד מאיומי סרק. מקשיבים ומתייחסים גם לפרטים הקטנים,לא להתרגש מכל דבר ולהבין שחלק מהמידע שנמסר הינו מגמתי ולא מדויק. מצטיידים במנה גדושה של סבלנות והבנה, מודעים לכך שהקצב שלנו לא תמיד תואם את הקצב של האחרים ולוחות הזמנים מתארכים תמיד. לעיתים מומלץ להיפגש במקום נטרלי כגון בית קפה.

11.  ערוצים מקבילים- במקרים רבים רצוי להימנע עד כמה שניתן מלנהל מו"מ במקביל עם גורם אחר נוסף. מידע זה יכול להגיע לשני הגורמים יחד והמו"מ יכול להיפגע. באותם מקרים בהם נהוג לנהל מו"מ במקביל כגון מכירת נכס,אין כל בעיה. מאידך,בכל מו"מ אני דואג לפתח קשר אישי ומיוחד עם אחד מאנשי הצד השני. הקשר נועד להחלפת מידע לא פורמאלי מחוץ לשולחן המו"מ והוא חשוב במיוחד לחילוץ בעת מצבי משבר.קשר כזה מסייע רבות לתאום עמדות ומונע דיוני סרק.

12.  הצעה בשלב מוקדם-במרבית המקרים וכבר בשלבי המו"מ הראשוניים,מוגשות על ידי שני הצדדים הצעות שונות וכולן עשויות להיות בעלות דרישות גבוהות מהיעדים שהוצבו בפועל. מטרתן קביעת נקודות פתיחה גבוהות מהן נוכל כנראה רק לרדת. הנחת היסוד היא כי תמיד נוכל לשפר את העמדות מאוחר יותר. במידה ונוצר מצב שבו שני הצדדים עלו על עץ גבוה מדי,יש לפרק את תהליך המו"מ לשלבים ולהתקדם בכל שלב בנפרד.

13.  אמצעי שכנוע- מו"מ הוא תהליך מרתק ומעניין עד מאוד מבחינות רבות. בתהליך זה מעורבים תחרותיות מול שיתוף פעולה, מניפולציות פסיכולוגיות מתוחכמות תוך שמירה על אמינות ומקצועיות. מלחמות אגו רגעיות וחשיבה על פירות התוצאה במידה של הצלחה. מניסיוני המצטבר, הושג השכנוע בעיקר בעצם ההתנהלות העקבית והמקצועית,שימוש בנתונים ומצגות המגדירים מטרות משותפות ומנתחים הצעות חלופיות תוך התחשבות בכל הצדדים,יצירת יחסי אמון ועבודה כבר מהפגישה הראשונה. יכולת הקשבה לצד השני וחתירה מתמדת למודל בו שני הצדדים מנצחים.

14.  ויתור ללא תמורה-מרבית מהיועצים המקצועיים מאמצים את הגישה כי לעולם אין לוותר על נקודה כלשהי ללא תמורה. וויתור זה ייתפס כחולשה,כוויתור על יעד אחר שניתן היה לקבל בתמורה ועוד. היועצים צודקים. יחד עם זאת ולא במקרה אחד,החלטתי ליצור מאגר של ויתורים מוכנים מראש ללא תמורה. כמובן שכל ויתור שכזה נכלל במסגרת הדרישות שהוצגו בשלב הפתיחה. במידה והצד השני מיועד להיות שותף לטווח ארוך אני מוכן להיות הראשון שמוותר. אני מאלה שלא אוהבים להישאר חייבים...

15.  ליווי מקצועי-מומלץ ביותר להסתייע בגורם מקצועי לניהול המו"מ והנעת התהליך. יש להפריד בין המו"מ המסחרי והנעת התהליך עליו אנו דנים,לבין התוצאה הסופית שהיא הסכם משפטי חתום.רצוי להתקשר במקביל עם עורכי דין מנוסים בתחום כבר בשלבים מוקדמים. זאת על מנת להימנע מחילוקי דעות ומשברים שיוצרים עורכי הדין של הצדדים בינם לבין עצמם ערב חתימת ההסכם ולאחר שכבר הושגו כל ההסכמות.

16.  סיכום- מאמר זה סוקר באופן תמציתי נקודות חשובות בניהול מו"מ העשויות לסייע רבות לכל העומד לפני תהליך זה. המאמר דן בעיקר במעטפת המו"מ תוך שאינו מציג את מגוון השיטות והטקטיקות הנהוגות או האפשריות במהלך המו"מ עצמו. מיומנות בניהול מו"מ נרכשת על ידי ידע מקיף וניסיון רב,יחד עם זאת,במאמץ קל ובהכנה ראויה יכולים גם חסרי ניסיון לשפר משמעותית  כישורים ויכולות בתחום זה.